1장 · 13:45~14:40 · 55분
Gemini로 나만의 업무 비서 만들기
이메일, 회의록, 기획안 등 반복 업무에 활용하기
이 장에서 배우는 것
- 원하는 결과물의 형식을 먼저 밝히는 방식으로 프롬프트를 작성할 수 있습니다.
- 회의 녹취록으로 회의록을 만들고 내용을 검토할 수 있습니다.
- 받은 메일의 우선순위를 정리하고 회신 초안을 작성할 수 있습니다.
- 엑셀 데이터에서 변화를 찾고, 사실과 추정을 구분해 보고할 수 있습니다.
- 자주 하는 업무를 스킬로 저장하고 불러와 사용할 수 있습니다.
실습 결과물
- 보고용 회의록 PDF
- 회신 메일 초안
- 데이터 1분 보고 메모
- 보고 패키지 (PDF·슬라이드·엑셀)
- 주간보고 스킬
설명 · 6분
프롬프트 작성 방법
Gemini에게 일을 맡길 때는 "알려 줘"보다 "만들어 줘"로 요청하고, 첫 문장에 받고 싶은 결과물의 형식을 적는 것이 좋습니다. 그다음에 배경과 조건을 덧붙입니다.
| 요소 | 적을 내용 | 예시 |
|---|---|---|
| 결과물 | 받고 싶은 형식과 분량 | 팀장 보고용 1장 PDF, 회신 메일 5문장 이내 |
| 대상 | 누가 읽는 문서인지 | 부장님께 올리는 보고 |
| 배경 | Gemini가 모르는 상황 | 매장 3곳 시범 운영, 예산 4,800만 원 |
| 조건 | 지켜야 할 것과 하지 말아야 할 것 | 숫자는 원문 그대로, 없는 담당자는 쓰지 않기 |
| 형식 | 순서, 표, 목록 | 결정 사항 / 할 일 / 확인 필요 순서 |
| 보완 전 | 보완 후 |
|---|---|
| 회의록 정리해 줘 | 이 녹취록으로 부장 보고용 회의록을 만들어 줘. 결정 사항, 담당자별 할 일(기한), 확인 필요 순서로 쓰고 녹취에 없는 내용은 넣지 마. |
| 엑셀로 만들어 줘 | (내용) 다운로드할 수 있는 엑셀 파일(.xlsx)로 만들어 줘. 합계는 SUM 수식으로 계산해 줘. |
| 지어내지 마 | 모르는 항목은 지어내지 말고 '확인 필요'로 적어 줘. |
실습 1 · 10분무료 계정 가능
회의 녹취록으로 회의록 작성하기
한빛유통 디지털혁신팀이 매장 AI 상담 키오스크 시범 운영(PoC) 킥오프 회의를 했습니다. 녹취록에는 잡담, 회의 중에 바뀐 담당자, '다음 주 화요일'처럼 날짜가 분명하지 않은 표현이 섞여 있습니다.
- Gemini에서 새 채팅을 클릭한 뒤
01_킥오프회의_녹취록.txt파일을 입력창으로 끌어다 놓습니다. - 아래 회의록 작성 프롬프트를 붙여넣고 실행합니다.유료 계정은 Pro 또는 4 Argon을 선택하면 조건을 더 잘 지킵니다. 무료 계정은 자동 그대로 진행합니다.
- 결과에서 이름, 숫자, 날짜, 담당자를 녹취록과 비교합니다.설문 담당자는 회의 중에 이도윤 선임에서 최하은 사원으로 바뀌었습니다.
- 틀린 부분이 있으면 이어서 수정을 요청합니다.
- PDF로 받기 프롬프트를 실행하고, 생성된 파일을 열어 내려받습니다.
첨부한 파일은 팀 회의 녹취록이야. 부장님께 보고할 회의록을 아래 형식으로 만들어 줘.
1. 회의 개요 (일시, 참석자, 목적)
2. 핵심 내용 3줄 요약
3. 결정 사항 (숫자와 날짜는 녹취록 그대로)
4. 담당자별 할 일: 담당자 | 할 일 | 기한 표
5. 확인이 필요한 내용
- 녹취록에 없는 내용은 추측하지 마.
- 회의 중에 담당자가 바뀐 업무는 최종 담당자로 적어 줘.
- '다음 주 화요일'처럼 정확하지 않은 날짜는 그대로 쓰고 확인 필요에 넣어 줘.
- 업무와 관계없는 대화는 빼 줘.위 회의록을 A4 한 장 분량의 PDF 보고서로 만들어 줘. 제목은 '매장 AI 상담 키오스크 PoC 킥오프 회의 결과'로 하고, 할 일 표는 기한이 빠른 순서로 정렬해 줘. 다운로드할 수 있는 PDF 파일로 만들어 줘.실습 2 · 9분무료 계정 가능
받은 메일 정리하고 회신하기
02_받은메일_3건.txt파일을 첨부하고 메일 우선순위 정리 프롬프트를 실행합니다.- 우선순위가 가장 높은 메일에 대해 회신 초안 프롬프트를 실행합니다.
- "더 짧게", "더 정중하게 고쳐 줘"처럼 이어서 다듬습니다.답변 아래 수정 아이콘의 짧게 / 길게 메뉴는 계정에 따라 보이지 않을 수 있습니다. 그럴 때는 말로 요청하면 됩니다.
- 답변 아래 더보기(⋮) > Gmail 초안 작성을 클릭합니다. Gmail 임시보관함에 초안이 저장됩니다.
- (선택 사항) 입력창에
@Gmail을 입력하고 "최근 3일 동안 받은 메일 중 답장이 급한 메일만 정리해 줘"라고 요청합니다.답장 카드가 표시되면 보내기를 클릭해 Gemini에서 바로 보낼 수 있습니다. 보내기 전에 받는 사람을 반드시 확인하세요.
첨부한 메일 3통을 읽고 아래 표로 정리해 줘.
보낸 사람 | 요청 내용 | 회신 기한 | 우선순위(상/중/하) | 내가 할 일
우선순위는 회신 기한과 프로젝트 일정에 미치는 영향으로 판단하고, 판단 이유를 표 아래에 적어 줘.우선순위가 가장 높은 메일에 보낼 회신을 작성해 줘. - 제목을 포함하고 본문은 5문장 이내로 써 줘. - 상대가 요청한 항목에 하나씩 답하고, 지금 답할 수 없는 항목은 언제까지 회신할지 적어 줘. - 서명은 '한빛유통 디지털혁신팀 [이름] 드림'으로 해 줘. - 메일에 없는 사양이나 수치는 만들지 말고 [확인 필요]로 남겨 줘.
실습 3 · 10분무료 계정 가능
엑셀 데이터에서 이상 신호 찾아 1분 보고하기
시범 운영 4주 동안의 매장별 주간 데이터입니다. 표만 봐서는 잘 보이지 않는 변화가 두 군데 숨어 있습니다. AI에게 변화를 찾게 하되, 데이터로 확인되는 사실과 추정한 원인을 구분하게 하는 것이 핵심입니다.
- 새 채팅에
08_키오스크_시범운영_4주.xlsx파일을 첨부하고 이상 신호 찾기 프롬프트를 실행합니다. - 이어서 사실과 추정 구분 프롬프트를 실행합니다.AI가 원인을 사실처럼 단정한 문장이 있는지 찾아봅니다.
- 1분 보고 프롬프트로 팀장 보고용 메모를 만듭니다.
- 아래 정답(숨겨 둔 변화 2가지)과 비교합니다. 실습이 끝난 뒤에 펼쳐 보세요.
첨부한 자료에서 눈에 띄는 변화나 이상한 점을 찾아 줘. 전주와 비교해 크게 변한 항목을 먼저 보여 주고, 매장과 주차, 숫자를 근거로 설명해 줘.방금 찾은 변화를 '데이터로 확인되는 사실'과 '추가 확인이 필요한 가능한 원인'으로 나눠서 정리해 줘. 근거가 없는 원인은 사실처럼 단정하지 마.지금 분석한 내용을 팀장님께 보고한다고 생각하고 ① 핵심 결과 ② 주의해서 볼 지표 ③ 추가 확인이 필요한 사항 ④ 다음에 할 일 순서로, 1분 안에 읽을 수 있게 써 줘.정답 보기
실습 4 · 6분무료 계정 가능
한 번의 요청으로 보고 패키지 받기
Gemini는 채팅에서 바로 파일을 만들어 줍니다. 형식을 이름으로 적으면 한 번의 요청으로 여러 파일을 받을 수 있습니다. 형식을 적지 않으면 화면에 글로만 나옵니다.
지금까지의 회의록, 메일, 시범 운영 데이터를 바탕으로 아래 파일 3개를 만들어 줘.
1. 'AI 상담 키오스크 PoC 운영 계획(안)' 2쪽 보고서를 Word(DOCX) 파일로
2. 같은 내용의 발표 자료를 Google Slides 5장으로
3. 매장별·주차별 주요 지표 표를 그래프가 들어간 Excel 파일로
- 팀장 결재용 문체로 써 줘.
- 자료에 없는 비용이나 성과 수치는 넣지 마.- Google Docs로 받으려면 답변 아래 더보기(⋮) > Docs로 내보내기를 클릭합니다.
- 표가 포함된 답변에는 시트로 내보내기 버튼이 표시됩니다.
- 다른 방향의 초안을 함께 보고 싶으면 더보기(⋮) > 새 채팅에서 브랜치 생성을 클릭합니다. 원래 대화는 그대로 남습니다.
실습 5 · 14분무료 계정 가능
스킬로 주간보고 작성 자동화하기
스킬은 자주 사용하는 지시 사항에 이름을 붙여 저장해 두는 기능으로, 무료 계정에서도 사용할 수 있습니다. 9월 30일에 추가되었고, Gems는 11월 17일부터 스킬로 바뀝니다(기존 Gem은 자동 이전 예정). 대화 중에 불러와 바로 쓰고, 여러 스킬을 함께 쓸 수 있습니다.
| 구분 | Gems (11월 17일 종료) | 스킬 |
|---|---|---|
| 사용 방법 | 왼쪽 메뉴에서 Gem을 선택해 별도 대화로 시작 | 지금 대화에서 / 또는 @ 입력 후 선택 |
| 함께 사용 | 한 번에 하나 | 여러 개를 함께 사용 가능 |
| 만드는 방법 | 직접 입력 | 수동으로 만들기, Gemini로 만들기, 대화 내용을 스킬로 저장, 추천 스킬 |
| 공유 | Gem 공유 | 파일로 다운로드한 뒤 업로드 |
스킬 직접 만들기0/5 완료
- 왼쪽 하단의 설정 > 스킬 > 수동으로 만들기를 클릭합니다.스킬 메뉴가 아직 보이지 않는 계정은 아래 '무료 계정이라면' 안내를 따릅니다.
- 이름에
주간보고, 설명에업무 메모를 팀 주간보고 양식으로 정리를 입력합니다.이름은 띄어쓰기 없이 짧게 지어야 찾기 쉽습니다. - 요청 사항에 아래 주간보고 스킬 요청 사항을 붙여넣고, 참고 파일로
03_지난주_주간보고.txt를 추가한 뒤 저장을 클릭합니다. - 새 채팅에서
/(계정에 따라@)를 입력하고 주간보고를 선택한 다음,03_이번주_업무메모.txt의 내용을 붙여넣고 실행합니다. - 결과 하단의 '확인해 주세요' 항목과 '담당 확인 필요' 표시를 확인합니다.메모에 없는 담당자를 지난주 보고서에서 가져오지 않았는지 확인합니다.
너는 우리 팀 주간 업무 보고를 정리하는 비서야. 내가 이번 주에 한 일을 메모로 주면, 참고 파일의 지난주 주간보고와 같은 양식으로 정리해 줘.
순서: 1. 금주 실적 2. 차주 계획 3. 이슈 및 협조 요청
- 금주 실적은 업무별로 묶고, 각 줄 끝에 담당자 이름을 붙여 줘.
- 문장은 '완료', '예정'처럼 짧게 끝내 줘.
- 지난주 보고서는 양식과 문체만 참고하고, 이름·금액·날짜는 이번 주 메모에 있는 것만 써 줘.
- '다음 주 화요일'처럼 정확하지 않은 날짜는 날짜로 바꾸지 말고 그대로 써 줘.
- 담당자가 적혀 있지 않은 업무는 '담당 확인 필요'로 써 줘.
- 마지막에 '확인해 주세요' 항목을 만들고, 메모만으로 알 수 없는 내용을 적어 줘.대화 내용을 스킬로 저장하기0/4 완료
- 실습 2에서 회신 메일을 작성한 채팅으로 돌아갑니다.
- 아래 대화를 스킬로 저장 프롬프트를 실행합니다.
- 새 채팅에서 두 스킬을 함께 사용합니다. 예:
/주간보고 /비즈니스메일 이번 주 메모를 정리해서 팀장님께 보낼 메일로 써 줘 - (선택 사항) 설정 > 스킬에서 스킬 오른쪽 더보기(⋮) > 다운로드를 클릭해 파일로 저장하고, 옆자리 동료와 서로 업로드해 봅니다.
방금 회신 메일을 작성한 방식으로 앞으로도 메일을 쓰고 싶어. 짧은 메모를 주면 제목을 포함해 5문장 이내로 쓰고, 지금 답할 수 없는 항목은 회신 일정을 적고, 없는 수치는 [확인 필요]로 남기는 방식이야. 이 내용을 '비즈니스메일'이라는 이름의 스킬로 저장해 줘.
설명 · 더 알아보기
업무용 스킬 예시
| 스킬 | 입력 | 결과 |
|---|---|---|
| 회의요약 | 회의 녹취록이나 메모 | 3줄 요약, 결정 사항, 담당자별 할 일 |
| 내말투메일 | 보낼 내용 메모와 내가 쓴 메일 예시 3통 | 평소 인사말과 문체를 따른 메일 |
| 제안서초안 | 고객사 요청 메일 | 제안 배경, 제안 내용, 일정, 기대 효과 |
| 데이터브리핑 | Excel 또는 CSV 파일 | 파일 설명, 주요 수치 5개, 이상값, 확인할 점 |
| 보도자료 | 행사 개요 | 제목 3안, 부제, 리드문, 본문, 인용문, 문의처 |
[매주 하는 업무]를 도와주는 스킬을 만들려고 해. 스킬의 요청 사항을 역할, 입력, 출력 형식, 하지 말아야 할 것, 정보가 없을 때 처리 방법으로 나눠서 작성해 줘. 작성이 끝나면 이 내용으로 스킬을 만들어 줘.
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확인할 내용
- 회의록에서 바뀐 담당자와 불분명한 날짜가 올바르게 처리되었는지 확인했습니다.
- 회신 초안을 Gmail 초안으로 저장했습니다.
- 데이터 분석 결과에서 사실과 추정이 구분되었는지 확인했습니다.
- 한 번의 요청으로 파일 3종을 받았습니다.
- 주간보고 스킬(또는 저장해 둔 요청 사항)로 주간보고를 만들었습니다.